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办公室岗位责任制及工作制度

〖来源:www.246ent.com〗
〖时间:2016年11月06日〗〖

篇一:办公室岗位责任制及工作制度

办公室岗位责任制及工作制度

 

    一、办公室主要职责和任务

办公室是分局的综合业务职能部门,围绕分局中心工作参与政务,管好事务,搞好服务,确保分局日常工作的正常运转。其主要职责和任务:

    (一)负责起草分局重要文件,审核机关业务部门拟制的文件。

(二)负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。

(三)负责机要、档案、信访和来访接待工作。

(四)负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。

(五)负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。

(六)参与协调、组织分局领导参加的有关活动。

二、办公室各类人员工作职责

(一)  文秘人员职责

1、     承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。

    2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。

    3、按照分局领导指示,向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。

4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。

5、负责落实调研课题,撰写调研报告,组织分局学术理论研究活动。

6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动,承办上级交办的涉税杂志征订工作。

7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。

8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。

9、负责记载分局《大事记》。

10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。

11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。

12、负责分局各类电、函的处理。

13、负责分局日常值班和来访接待工作。

(二)  机要人员职责

1、     负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。

2、     负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。

    3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。

(三)档案人员职责

1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交;

2、保管本机关各种门类和载体的档案,汇编档案资料,编制检索,提供档案利用;

3、整理室藏档案,科学分类排列,系统编目编号,使之达到规范标准,并做好档案的鉴定、统计工作;

4、搞好库房管理,落实“八防”措施,保护档案安全并定期核对清点档案,保持账物相符;

5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导;

6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。

(四)打字员职责

1、     负责分局、分局办公室文件的打印或复印。

    2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养,负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。

3、完成领导交办的其它工作。

 

办公室工作制度

 

一、档案管理制度

(一)档案归档制度

归档范围:本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等,凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的,均属归档范围。

归档时间:文书档案第二年上半年完成,会计档案隔年一季度完成,科技、声像档案在工作项目,活动之后随时归档。

归档要求:

1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。

2、     分类一般采取年度——问题分类。

    3、案卷的排列、以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列,排列方法统一,前后保持一致,不可任意改动。

    4、根据不同门类和保管期限,按照案卷排列的顺序编制卷号,在一个全宗内,案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。

5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求,案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准,卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。

   (二)档案保管制度

1、本机关形成的各处门类和载体的档案,由档案室集中统一管理,做到专室、专柜、专(兼)职人员负责保管;

2、档案室有防资措施,防风窗帘,防火器材,档案柜内放有防虫、防腐药品,以使档案得到安全保护;

3、根据气候条件,适时开窗通风或密闭门窗防潮,以保持室内一定的温湿度;

4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室内清洁;

5、平时出入库存的档案,应及时清点登记,并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损,下班前注意关灯、锁门、关门窗。

6、档案人员变动工作时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。

   (三)档案保密制度

1、经常对机关工作人员进行档案保密教育,明确保密范围,严守保密纪律,执行《保密手册》;

2、非因工作不得随意谈论档案内容,不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料;

3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料,并严禁将档案携带、传递、寄至境外;

4、凡属保密档案,不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传;

5、严格控制机密档案查阅范围,并按照保密规定,对归档后多余的文件材料及时销毁;

6、定期检查档案保密情况,发现问题及时上报,不隐瞒、失泄密事故;

7、加强库房管理,非本室工作人员严禁入内。

   (四)档案利用制度

1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围,主要为领导决策和机关各项工作服务;

2、本机关工作人员查阅档案,均限于本人工作范围所形成的档案材料,查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意;

3、     查阅保密档案范围,需经主管领导批准;

    4、外单位查阅档案时,必须持介绍信,经同意按介绍信内容查阅;

    5、查阅档案时,严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案,对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅,更不能翻印公布、倒卖;

6、查阅档案必须履行登记,注销和检查手续,当面点清,如发现差错,及时追究责任,并采取补救措施。

二、办公室会务制度

1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作,建立办公会制度;

2、办公会由主任或委托副主任主持召开。

3、会议一般每周一下午召开,有特殊情况可临时召开。

4、参加会议人员为办公室全体人员,必要时通知有关人员参加。

5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作,布置下周及近期主要工作,商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。

6、秘书室承办会议的会务组织工作。

三、打印室管理制度

1、    文秘人员负责打印室的管理工作。

    2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核,并签字后送打印室打印。

    3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析,查找原因,并向办公室领导汇报。

    4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。

    5、保证打印或复印质量,提高工作效率。坚持谁起草谁校对,两校一复核制度。急件随到随打,平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内,杜绝原则性差错。

    6、严格遵守保密规定,禁止无关人员翻阅打印资料和出入打印室,不在室内待客闲谈。

    7、负责打印室的安全、卫生、保洁工作。做到每日清扫清洁,每周大扫除。人走四关(关机、关电、关灯、关门)。

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