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旅行社计调人员五大重要职责

〖来源:www.246ent.com〗
〖时间:2016年11月07日〗〖

篇一:旅行社计调人员五大重要职责

旅行社计调人员五大重要职责

计调人员五大重要职责!

一、信息资料员。信息资料员的具体职责:1、收集、整理来自旅游业的各种信息;

2、将汇编的信息资料下发给有关部门,并存档及使用;3、向旅行社的决策层提供所需信息及资料分析报告;4、收集旅游团的反馈信息并制作列表。

二、统计员。统计员的具体职责:

1、统计全社旅游业务月、季报表,编写接待人数月、季报告;2、承接并向有关部门及人员分发旅游团的接待计划;3、承接并安排各地旅行社的接待计划;

4、向旅行社的决策部门、财务部门提供旅游团(者)流量、住房、交通等方面的业务统计及分析报告;5、编写全社年度业务计划。

三、值班联络员。值班联络员的具体职责:

1、做好昼夜值班记录和电话记录,并正确无误地进行转达与传递;

2、全社的接待计划应做到了如指掌,并在登记表上及时标出接待团的编号、人数、服务等级、订房情况、抵离日期等;

3、掌握旅游团取消、更改情况,并及时通知有关人员做好调整接待。

四、订房业务员。订房业务员的具体职责:1、饭店洽谈房价,签订协议书;

2、根据接待计划为游客及导游预定住房;要认真负责做好预定房的变更或取消工作;3、制作旅行社住房流量表及其单项统计;

4、协同财务部做好旅游团(者)用房的财务核算工作。

五、内勤业务员。内勤业务员的具体职责:1、餐馆、车队进行洽谈,签订协议书;

2、根据接待计划,为旅游团订餐、订车,要做好有关变更或取消的工作;3、为旅游团预订文艺节目票,负责落实专场演出等;4、负责安排特殊要求的参观、访问、拜会。5、市场意识。这一点是目前计调普遍缺乏的。

旅行社计调操作流程

一、报价:根据对方询价编排线路,以《报价单》提供相应价格信息(报价);二、计划登录

接到组团社书面预报计划,将团号、人数、国籍、抵/离机(车)、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。如遇对方口头预报,必须请求对方以书面方式补发计划,或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名,回传作为确认件;三、编制团队动态表

编制接待计划,将人数、陪同数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中;四、计划发送:向各有关单位发送计划书,逐一落实。

1、用房:根据团队人数、要求,以传真方式向协议酒店或指定酒店发送《订房计划书》并要求对方书面确认。如遇人数变更,及时做出《更改件》,以传真方式向协议酒店或指定酒店发送,并要求对方书面确认;如遇酒店无法接待,应及时通知组团社,经同意后调整至同级酒店。

2、用车:根据人数、要求安排用车,以传真方式向协议车队发送《订车计划书》并要求对方书面确认。如遇变更,及时做出《更改件》,以传真方式向协议车队发送,并要求对方书面确认。

3、用餐:根据团队人数、要求,以传真或电话通知向协议餐厅发送《订餐计划书》。如遇变更,及时做出《更改件》,以传真方式向协议餐厅发送,并要求对方书面确认。

4、地接社:以传真方式向协议地接社发送《团队接待通知书》并要求对方书面确认。如遇变更,及时做出《更改件》,以传真方式向协议地接社发送,并要求对方书面确认。

5、返程交通:仔细落实并核对计划,向票务人员下达《订票通知单》,注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量,并由经手人签字。如遇变更,及时通知票务人员。

五、计划确认:逐一落实完毕后(或同时),编制接待《确认书》,加盖确认章以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。六、编制概算

编制团队《概算单》。注明现付费用、用途。送财务部经理审核,填写《借款单》,与《概算单》一并交部门经理审核签字,报总经理签字后,凭《概算单》、《接待计划》、《借款单》向财务部领取借款。七、下达计划

编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游人员领取计划及附件。附件包括:名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的《陪同报告书》、游客(全陪)填写的《质量反馈单》、需要现付的现金等,票款当面点清并由导游人员签收。

八、编制结算:填制公司《团队结算单》,经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真至组团社,催收。九、报帐

团队行程结束,通知导游员凭《接待计划》、《陪同报告书》、《游客意见表》、原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员详细审核导游填写的《陪同报告书》,以此为据填制该《团费用小结单》及《决算单》,交部门经理审核签字后,交财务部并由财务部经理审核签字,总经理签字,向财务部报帐。十、登帐:部门将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中,以便核对。十一、归档:整理该团的原始资料,每月底将该月团队资料登记存档,以备查询。

什么是计调?计调是干什么的?

一、什么是计调?

计调是旅行社内部的核心职位,在旅游团出行之前,专门负责为游客安排吃、住、行、游、购、娱等行程服务项目的总策划。计调就是计划调配的意思,它的运作通常是这样的:

1、从销售部或销售人员手中接下任务后,计调人员开始操作。

2、进行用车的调配、行程的安排、酒店的落实、票务的预订、景点的确认。

3、然后交给接待部门执行。通过计调部的有效运作使各部门形成完整的、互动的经营体系。

二、为什么选择计调职业?

1、旅行社计调是一份白领的工作,不用风吹日晒,四处奔波,工作稳定,收入可观;

2、旅行社计调利用工作之便,可以免费到国内外各地旅游观光;迅速进入旅游圈并满足你带团当导游的欲望;

3、旅行社计调可以迅速积累人脉资源、客源,创造人生更多的发展机遇;

三、计调在旅行社所处的位置?

在旅行社运作过程中,从始至终的环节里,计调起着主导作用!

1、为游客核价报价,线路咨询,行程设置,签订合同,采购产品,联络通报,核算成本,具体落实安排等一系列前期工作。

2、一个优秀的计调设计的行程,可以让游客享受出游的乐趣,而一个不专业计调则会让游客怨声载道!3、一个旅行社能否正常运作,创造最佳业绩,在旅游行业里立于不败之地,离不开拥有一支最专业的,最优秀的计调团队!

四、计调人员的素质要求?

1、业务熟练:必须对团队的旅行目的地情况、接待单位的实力、票务运作都胸有成竹。

2、敬业精神:必须热爱旅游事业,计调工作是由无数琐碎的工作环节组成,没有敬业乐业的精神,是无法把这份工作做好的。

3、工作态度:认真负责的工作态度,票务、用车、接送团队等其中任何一环都必须认真负责安排妥当。4、预算能力:必须要做到精确的成本控制与团队运作效果相兼顾。能制造出成本控制得最低的最佳线路出来。

5、创新能力:计调人必须认真了解旅游市场、各旅游目的地的变化、各地接待单位实力的消长情况等,不断对工作进行创新。

扩展阅读:计调职责

行业知识:计调的主要职责

热6已有12001次阅读2008-08-0610:57标签:职责行业知识计调素质

两大核心。

1.成本领先---掌握着旅行社的成本;要与接待旅游团队的酒店、餐馆、旅游车队及合作的地接社等洽谈接待费用。所以,一个好的计调人员必须要做到成本控制与团队运作效果相兼顾,也就是说,必须在保证团队有良好的运作效果的前提下,在不同行程中编制出一条能把成本控制得最低的线路出来。在旅游旺季,计调要凭自己的能力争取到十分紧张的客房、餐位等,这对旅行社来说,相当重要!

2.质量控制即在细心周到地安排团队行程计划书外,还要对所接待旅游团队的整个行程进行监控。因为导游在外带团,与旅行社惟一的联系途径就是计调,而旅行社也恰恰是通过计调对旅游团队的活动情况进行跟踪、了解,对导游的服务进行监管,包括对游客在旅游过程中的突发事件代表旅行社进行灵活地应变。所以说,计调是一次旅行的幕后操纵者。

在质量控制上,中小旅行社十分需要水平高的计调人员进行总控。整合旅游资源、包装旅游产品、进行市场定位等都需要计调来完成。计调是市场的敏锐器,要求懂游客心理,具有分销意识及产品的开发能力等等。在具体操团过程中,一名称职的计调要业务熟练,对团队旅行目的地的情况、接待单位的实力、票务运作等都胸有成竹。三点要求

1、精:业务精通,报价、突发问题处理、客户关系维护、电脑、网络、2、快:速度快,效率第一

3、益:报价合适,总体收益最高

五大素质

1、责任心。一名好的计调会让导游和旅行社省心;

2、工作有计划性。如出境游需要提前多少天办理签证,要给自己建立一个预警机制;

3、掌握与合作地接社、酒店的谈判技巧;

4、有风险和法律意识,对旅游相关法规要了如指掌;5、市场意识。这一点是目前计调普遍缺乏的。

尽管总社的分工细化,在制定线路、新产品的开发及采购上要求计调必须具备强烈的市场意识。要对旅游市场、各旅游目的地的变化、各地接待单位实力的情况等有所了解;按季节及时掌握各条线路的成本及报价,确保对外报价的可靠性、可行性及准确性,还要不断地对工作进行创新。

目前,高水平、高素质的计调人才实在难求。一方面是因为旅游从业人员门槛低,文化素质和经验不足。另一方面就是分工细化后,计调仅仅是熟练的流水线作业,而不关心其他业务工作,所以真正达到要求的人员很少。现实中,有些小旅行社计调是导游、外联、计调集于一身,而如此大的工作量会令其心理不平衡。

计调是旅行社完成地接、落实发团计划的总调度、总指挥、总设计。可以说,

“事无巨细,大权在握”,具有较强的专业性、自主性、灵活性,而不是一个简单重复的技术性劳动。计调岗位十分需要高素质、高水平的人员,一个优秀的导游或外联人员能直接给旅行社带来客源效益,计调人员的价值也同样重要。这位幕后英雄的优秀与否,是旅行社经营运作的一个重要原素。

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