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档案室管理制度

〖来源:www.246ent.com〗
〖时间:2016年11月06日〗〖

篇一:档案室管理制度

[篇一:技术档案管理制度]

总则:

1、1为建立、健全公司技术档案工作,完整地保存和科学地管理公司的技术档案,充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用,更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。

1、2本公司技术档案是指各技术部门(包括车间)在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

1、3公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中,保证其技术文件材料的积累,达到收集齐全、整理系统,并按制度及时归档。。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

1、4按照集中统一管理技术档案的基本原则,公司技术部设立综合档案室,并配备专职人员管理。综合档案室在技术主管的直接领导下,集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作,达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2技术文件资料的归档:

2、1每一个技术项目完成或告一段落后,都要有完整、准确、系统的技术文件资料,并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求,将所形成的技术文件资料加以系统的整理,组成保管单位(卷、代、册、盒),由技术主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。

2、2各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时,交接双方应按规定办理交接手续(参见pd423<文件控制程序>表码pd423-02),签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的,管理人员有权拒绝接收。。

2、3凡需归档的技术文件资料,应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良,字迹工整,图纸按规格绘制,图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。

2、4凡各部门形成的图纸类文件,应描制底图一份,并经技术责任签字后,向档案室移交归档。

2、5凡外来、外购回公司的图纸资料,随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前,有关单位必须通知资料管理人员参加清点,如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。

3综合档案室的任务和管理人员的职责:

3、1综合档案室的任务:

3、1、1集中、统一、科学地管理好技术档案,维护技术档案的完整、系统、准确和安全,并及时、准确地提供利用。因工作严重失职,造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等,管理人员应负主要责任,严重者调离岗位。

3、1、2协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。

3、1、3承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档,提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。

3、2技术档案管理人员的职责:

3、2、1认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务,提高管理水平,保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。

3、2、2科学地管理全公司技术档案,承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。

3、2、3遵守公司保密制度,做好安全保卫工作。

3、2、4严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。

3、2、5保持档案室内整洁、卫生,对破损或变质的档案,要及时修补和提出复制。

4技术档案的鉴定和销毁:

4、1认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案,复制后,原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案,原档案报废,保管期限为一年。

4、2凡要销毁的技术档案,必须造具清册,经主管领导审批后,在指定监销人监督下进行销毁,防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

5技术档案的保管和借阅:

5、1对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理,编制<档案查阅目录>,做到定位存放,妥善保管,方便利用。

5、2认真执行技术档案的保管检查制度,每年年底全面检查、清理一次,做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告,交技术主管审查。技术主管根据检查报告的结果,对出现的问题勒令档案管理员进行整改,并对检查报告的真实性进行复查。

5、3做好技术档案的安全、保密工作,并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风,注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案,管理人员要及时修补和提出复制。

5、4技术档案的保密制度:

5、4、1全公司职工必须严守机密,维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案(包括外来、外购的资料,随仪器、设备回公司的文件资料,原始底图等),要由技术主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管,不得遗失。

5、4、2技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况,应立即上报并采取措施作妥善处理。

5、4、3非工作人员未经允许,不得随意翻阅技术档案。

5、5技术档案的借阅:

5、5、1凡本公司技术人员、工作人员,因生产需要都可借阅技术档案。由管理人员填写<文件借阅登记表>,借阅人员签字后,方可使用。用后按期归还,经管理人员检查后,方可办理注销手续。

5、5、2技术档案和各种设备说明书等,均在公司内控制使用,档案原件不得借出档案室,仅供在室内查阅。若需借出室,应办理手续,借出副本。如无副本时,需经技术主管批准方能借出。

5、5、3经同意借出之档案,每次最长时间为三天。如工作需要,到期后需继续使用的,应办理续借手续。如遇假期,必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者,由档案管理员负责催收,并要求其限期归还。到期还未归还,由档案管理员根据所借资料的实际价值(各类书籍按标价、资料按制作价格)报技术主管审查,总经理批准后,送公司财务部,对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案,根据其时间的长短,可按处罚金额的1/2至全额返回。

5、5、4借阅者应保持档案的完整、安全、整洁,不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数,并检查完整情况,做到认真负责。如发现问题或有损坏者,及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚,由档案管理员报技术主管审查,总经理批准后,送公司财务部,对档案借阅人进行处罚。

6技术档案的复制和技术资料的发放:

6、1凡归档的技术文件资料,一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份,供日常借阅或发放使用,备份文件发放后,应及时复制补充完整。

6、2需加工制作的工装类图纸文件,应晒制三套。一套用于技术员作工艺后发放采购部备料,以及转交质量部进行木模、坯料检查,其中装配图发放于模具保管,供工装的管理使用;一套发放生产部或采购部,用于加工订货;一套用于档案室存档,供日常借阅使用。

6、3用于指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份,发放生产车间、质量部、分管技术员及档案室存档。经会签后的铸件图还应至少发放一份至顾客处,其中,重油厂需发放三份。

6、4用于指导生产及作为验收依据的泥芯图,应晒制四份,发放外协办、生产车间、质量部、及档案室存档。

6、5用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等,应晒制三份,发放生产车间、分管技术员及档案室存档。

6、6作为验收依据的检验卡片,应晒制三份,发放质量部、分管技术员及档案室存档。

6、7因工作原因,需要发放各使用场所的技术资料,应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制<文件发放清单>(参见pd423<文件控制程序>表码pd423-01),发放清单由文件编制部门填写,部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所,发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等,并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人,应提出申请,填写<文件领用申请单>(参见pd423<文件控制程序>表码pd423-06),经主管领导审查、文件编制部门主管批准后,可签名领取。

6、8发放各使用场所的文件资料,使用者应妥善保管,不得损坏或丢失。因受条件限制,破坏或污损至无法使用时,可到档案室换取新文件,原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料,而要求档案室重新发放时,文件使用者应承担重复发放文件的资料费用,其金额按复(晒)制资料的实际价格核算,由档案管理员报技术主管审查,总经理批准后,送交公司财务部。

7技术档案和受控技术文件的更改:

7、1当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时,应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时,还应有用户同意更改的书面证明,并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记,坚持技术责任签字,标明日期。同时修改清单中的更改级别,并将修改通知保留备查。

7、2技术档案更改后,资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所,以保证文件的使用得到有效控制。

7、3为防止各使用场所的受控文件失控,各类受控技术文件自发放之日起,其使用期限为一年,过期自动作废。需重复使用时,经文件归口管理部门审查后,盖上“确认”印章,审查人员签字认可后方可再次使用。

[篇二:企业档案管理制度的制定]

一、文书档案归档制度

1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。

2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

5、凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6、重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1、认真学习专业知识,贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4、负责档案库房各项制度的落实。

5、积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1、各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2、兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。

3、兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。

4、严格执行各项档案管理制度。

5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识,不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2、各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证立卷质量。

五、档案保管制度

1、各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。

2、按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。

3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。

4、库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生。

5、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。

6、库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。

六、档案保密规则

1、档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。

2、凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3、查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。

5、对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据<保密法>的规定,严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1、借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。

2、凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。

3、借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。

4、借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。

5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。

6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

[篇三:文件档案管理制度]

为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全,特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求,并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作,确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生,认真做好文件档案“八防”工作,特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈,要定期检查、经常核对文件档案资料,发现问题及时处理、报告并做好相关记录,确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料,须报请公司分管领导批准,外单位人员要查阅、复印公司档案,必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后,方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案,公司档案管理员都必须如实进行登记,注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理,要有专柜存放并单独设锁,无关人员不准接触,工作人员要严守机密。

[篇四:建筑企业档案室管理制度]

档案保管制度

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定,确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性,严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料,须经有关部门和办公室负责人批准,必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续,注明查阅目的和内容。

三、未经批准,任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的,须妥善保管,用后销毁,如发生涉密问题,后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料,须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下,做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者,如有违反保密规定的,视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者,须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件,同时填写查阅登记表;受他人委托者,还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案,按<档案保密制度>办理;查阅本职范围外的重要档案,须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时,以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的,除出具所在单位证明外,须经办公室负责人或学校分管领导批准,并办理外借手续(限5天内归还);若续借,需办续借手续。

四、提供利用档案时,按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料,按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者,有权给予劝告、责令赔偿或其它处置,直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权,任何单位、个人无权公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全,定期检查档案保管情况,改进档案保护技术,严守国家机密。

四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者,迅速、准确提供所需档案和资料。

五、深入基层,开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下,由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组,按照分工,个人初鉴、集体审查,具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料,要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值,准确把握归档范围和保管权限,有异议时由鉴定组裁定。

三、档案达到开放期,由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满,由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满,由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见,经主管领导批准后,方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。

安全与消防制度

一、库房重地,非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作,下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作,使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要迅速报告,并全力扑救。

[篇五:档案室需要哪些制度]

档案室规章制度

一、非档案管理人员未经许可,不准擅自进入档案库房。

二、查阅档案资料时,必须履行登记手续,并在指定地点阅览,阅览完毕立即归还。

三、库房内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

四、经常检查档案资料的保存情况,如发现损坏、霉变、虫蛀,立即采取治理修复措施。

五、离开档案库房时,必须检查好门、窗,加强防范措施,妥善保管库房钥匙。

六、库房应保持清洁卫生,通风干燥。

档案保管制度

一、为了充分发挥档案的利用率,组卷时必须做到材料齐全、字迹清晰,装订结实、整齐、规范、排列有序。

二、对属永久、长期保存的档案,发现有破损、褪变现象,做到反复修复,保证档案的完好性。

三、严格执行档案借阅、保密等制度,防止人为散失、泄密和损缺,确保档案的完整安全。

四、为了便于查找和利用,做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作。

五、落实各项措施,切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。

六、档案入室和移出要有登记和统计。

立卷归挡制度

一、负责本校各类档案的收集、积累、整理、分析、保管、利用,为学校工作,提供有关信息,当好参谋。

二、按有关规定修订立卷类目及保管期限,供各科室立卷时参考,以利于有计划、有条理进行平时归卷工作。

三、档案室管理人员,要主动协助、督促各科室内勤人员完成归卷工作。

四、按国家的档案法及有关上级规定,严格把好组卷关,案卷达到标准化、规划化。

五、归档案时间定为:当年的文书档案,应在次年6月底以前完成立卷归档。

档案室管理制度

一、档案室是开发利用档案资料信息的窗口,储存档案史料的要地,无关人员不得随便进入。

二、经常检查室内、箱内的防火、防潮用品,切实做好“七防”工作。

三、档案管理人员对室内实行天天小扫除、一周大扫除制度,保持室内的整洁和档案的质量。

四、档案管理人员下班时,必须把放案卷的箱柜上锁。做到离室随手关门、关闭电源、锁好房门。

五、档案库房内严禁吸烟,杜绝明火入室,确保档案室的安全。

档案利用制度

一、凡查阅档案,必须办理借阅登记手续,阅后直接面还保管人员。

二、外单位借阅档案,一律凭单位介绍信并办理登记手续,在档案室查阅,不得借出室外。

三、非党员不得查阅有关党内档案。

四、查阅档案资料时,不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。

五、摘抄的材料须用公文稿纸,不得摘在个人笔记本内。

六、档案材料原则上不借出室外,如特殊需要,经有关领导批准,方可借阅,但时间不得超过一星期。

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