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行政助理岗位职责

〖来源:www.246ent.com〗
〖时间:2016年11月07日〗〖

篇一:行政助理岗位职责

行政助理岗位职责一:

    不同行业的行政助理有不同的职责,工业企业的行政助理的主要职责是:   
  1、负责员工的考勤,于次月第一个工作日提供考勤报表并存档;
  2、负责员工档案管理,包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立;
  3、对一般文件的起草和行政人事文的管理;
  4、依据人力资源要求计划,组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息,协助招聘工作;
  5、处理人事日常管理工作,负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理;
  6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;协助做好公司人力工作的管理、培训与指导;
  7、组织公司各种活动的策划;
  8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。


行政助理岗位职责二:

    1.接听、转接电话;接待来访人员。
    2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。
    3.负责总经理办公室的清洁卫生。
    4.做好会议纪要。
    5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
    6.负责传真件的收发工作。
    7.负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。
    8.做好公司宣传专栏的组稿。
    9.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。
    10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
    11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。
    12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。
    13.社会保险的投保、申领。
    14.统计每月考勤并交财务做帐,留底。
    15.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
    16.接受其他临时工作.


行政助理岗位职责三:

    1.协助主管对人员的招聘。(按招聘流程)
    2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。
    3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。
    4.全厂人员档案的建立与管制。(电脑化)
    5.对试用人员之试工与考核调查。
    6.负责全厂人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)
    7.全厂奖惩手续之办理。
    8.对各类资料进行签收,整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)
    9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等)
    10.月底对相关报表的整理并交于财务。
    11.月底新工卡及饭卡的发放,月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。
    12.对全厂钥匙之管理。
    13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。
    14.职员工劳动合同/暂住证及各类保险之办理。
    15.完成主管临时交付的任务


行政助理岗位职责四:

    一、执行办公用品的采购、发放、管理
    1、新员工入职时,由部门经理根据办公用品实际需要,提出申请,向行政文员签字领取。其余时间,员工急需领取办公用品,必须签字,并写清楚领用时间、项目、数量等。
    2、员工离职时,部门经理应认真清点其办公用品,并到行政部填写移交清单并签字。
    3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点,办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购,特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。
    二、信件的收发、文件资料打、复印,传真管理
    1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件,退回或转移。 发件时,由发件人填写好资料,再由行政文员执行发送。
    2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据,并负责核对单据数量、金额,便于财务结算。
    3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件,行政文员有权监管教育。
    三、执行印制名片的联系、校稿与管理
    1、公司名片格式统一化,由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。
    2、需做名片的员工,先填写名片印制申请单,经部门经理签字后交由行政文员负责办理。
    3、名片印制前需校稿,确认名片职务、部门是否相符,姓名、联系办法等需确认无误。自确认名片内容起,一周内,行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。
    四、执行固定资产及低值易耗品的管理
    1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时,公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。
    2、行政文员根据盘点状况,制作《公司固定资产使用情况登记表》,发给公司相关负责人。
    3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。
    五、执行书籍、文件、资料的规范管理
    1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐,及时更新登记表。
    2、公司员工借书、领取文件资料时,必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。
    3、员工借书的限期不超过一个月,行政文员应提醒催还。员工离开公司时,应归还所领文件、资料给行政文员。

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